Tandartsenpraktijk Zuidplein: een vollere agenda met minder telefoonstress

Een groeiende praktijk, maar een telefonische bereikbaarheid die niet meegroeide. Tandartsenpraktijk Zuidplein liep vast op de eigen ochtendpiek, tot terugbelafspraken en sms-bevestigingen de druk verdeelden.

De uitdaging: groeien zonder extra handen aan de telefoon

Nieuwe patiënten, verzette afspraken en vragen over behandelingen: alles kwam ’s ochtends tegelijk binnen, precies op het moment dat de balieassistente ook patiënten moest ontvangen. Bellers haakten af, en wie een afspraak wilde verzetten kreeg de praktijk soms pas na meerdere pogingen te pakken, met no-shows als gevolg.

De oplossing: de druk verdelen over de dag

Sinds de overstap op Novatel Connect kiezen bellers een terugbelmoment en verstuurt het systeem afspraakbevestigingen en herinneringen automatisch per sms. Wie toch in de wachtrij belandt, krijgt de optie om teruggebeld te worden zonder de plek in de rij te verliezen.

De praktijk richtte daarnaast een apart menu-item in voor het verzetten van afspraken, zodat die verzoeken buiten de piek om afgehandeld kunnen worden.

“Onze agenda zit voller dan ooit, terwijl het aan de balie juist rustiger is geworden. Dat leek ons altijd een tegenstelling.”

Hoe verder

Zuidplein onderzoekt de inzet van de wachtlijstfunctie: patiënten die eerder geholpen willen worden, krijgen automatisch een sms zodra er een plek vrijvalt.